Cómo saber cuánto te deja realmente cada venta

Casi todos los dueños de negocio con los que me siento saben de memoria cuánto vendieron el mes pasado. Lo dicen sin pensarlo, con el número exacto.

Y casi ninguno sabe cuánto le quedó.

No es descuido. Es que el primer número está a la vista todos los días y el segundo hay que ir a buscarlo. Uno aparece solo en la caja registradora, en el datáfono, en el reporte de la tienda en línea. El otro toca armarlo.

Este artículo es para armarlo. Sin volverte contador y sin montar un sistema que después nadie va a mantener.

Te voy a mostrar cuatro cosas: qué costos van pegados a cada venta, qué hacer con los costos fijos, por qué el margen bruto te puede estar engañando, y qué hacer con los productos que no dejan nada. Al final te dejo por dónde empezar esta semana.

Por qué este número importa más que las ventas

Las ventas te dicen qué tan bien te está yendo hacia afuera. Cuánto te queda te dice si el negocio aguanta.

Y hay un momento específico donde la diferencia se paga: cuando tomas una decisión grande.

Contratar a alguien. Comprar inventario para la temporada. Abrir un segundo punto. Aceptar un cliente que llegó pidiendo condiciones especiales. Bajar un precio.

Ninguna de esas decisiones se toma sobre las ventas. Todas se toman sobre lo que queda. Si lo que queda es un cálculo aproximado en tu cabeza, la decisión está parada sobre arena.

Y hay algo más incómodo. Un negocio puede crecer en ventas durante dos años seguidos y estar peor cada año. Pasa más de lo que uno cree, y pasa sin ninguna señal de alarma, porque la señal que todos miramos —la venta— va subiendo.

Paso uno: los costos que van pegados a cada venta

Empecemos por lo más directo. ¿Qué te costó a ti esa venta específica?

El producto no es solo el producto

Si vendes productos, el error más común es contar solo lo que te costó comprarlo o fabricarlo.

Falta lo que hay alrededor:

• El flete de traerlo hasta tu bodega.

• El empaque, la bolsa, la caja, la cinta.

• El impuesto o el arancel si es importado.

• Lo que se te dañó, se venció o se perdió en el camino. Si de cada cien unidades se te pierden tres, esas tres las paga el precio de las noventa y siete que sí vendiste.

Ese último punto es el que más se ignora y el que más pesa en negocios de alimentos, de moda y de cualquier cosa con fecha de vencimiento.

Los costos que aparecen después de la venta

Aquí es donde se esconde la plata en los negocios que venden por internet.

• La comisión de la pasarela de pagos.

• La comisión del datáfono si fue tarjeta.

• La comisión del sitio de venta si vendes en un marketplace.

• El envío, si lo estás asumiendo tú.

• Las devoluciones. No solo el producto que vuelve: también el envío de ida que ya pagaste, el de vuelta y el tiempo de alguien revisando que llegó bien.

Suma esos cinco en un negocio que vende en línea y rara vez bajan del diez por ciento de la venta. A veces llegan al veinte.

Si nunca los has restado, tu margen real es bastante distinto al que tienes en la cabeza.

El costo de vender, que casi nunca se cuenta

Y falta uno más, que es el más difícil de aceptar: lo que te costó conseguir a ese cliente.

La pauta. El tiempo de quien contesta los mensajes. Las cotizaciones que hiciste y no cerraron. Los descuentos que diste para cerrar.

Ese último merece un párrafo aparte. Un descuento no es una decisión comercial que se olvida: es plata que salió de tu margen. Si vendes con quince por ciento de descuento de forma habitual, ese quince no está en tu lista de costos, pero está saliendo igual.

Cómo queda el cálculo

Con eso ya puedes armar el primer número. Para una venta cualquiera:

Precio de venta − costo del producto − costos posteriores a la venta − costo de conseguir al cliente = lo que te deja esa venta.

Un ejemplo con números redondos, solo para ver la mecánica. Vendes algo en cien mil pesos. Te costó cincuenta y cinco mil. Comisión de pago, empaque y envío te suman doce mil. Diste cinco mil de descuento. Te quedan veintiocho mil.

No cincuenta y cinco por ciento. Veintiocho por ciento. Y todavía no hemos tocado el arriendo.

Paso dos: qué hacer con los costos fijos

Los costos fijos son los que pagas vendas o no vendas. Arriendo, servicios, sueldos, contador, plataformas mensuales, internet.

Aquí es donde la mayoría se enreda y termina abandonando el ejercicio. Así que vamos por el camino simple.

El reparto más simple que sí funciona

No repartas los costos fijos producto por producto. Todavía no.

Haz esto:

1. Suma todos tus costos fijos de un mes. Todos, sin excepciones ni "eso es aparte".

2. Suma lo que te dejaron todas las ventas de ese mes, ya con el cálculo del paso uno.

3. Resta.

Ese es tu resultado del mes. Si es positivo, el negocio dejó plata. Si es negativo, el negocio consumió plata, aunque hayas vendido mucho.

Es un cálculo grueso. Y es infinitamente más útil que el cálculo fino que nunca hiciste.

Por qué no se reparte por producto al principio

Porque repartir costos fijos por producto obliga a decidir con qué criterio: por unidades vendidas, por facturación, por espacio en bodega, por tiempo de atención. Cada criterio da un resultado distinto, y ninguno es el correcto.

Ese ejercicio tiene sentido cuando ya tienes el número general y quieres afinar. No antes. Si empiezas por ahí, vas a pasar tres semanas discutiendo criterios de reparto y vas a terminar sin ningún número.

El número que sí conviene tener temprano

Hay uno que sí vale la pena y es fácil: cuánto necesitas vender al mes para no perder plata.

Se saca así: tus costos fijos del mes, divididos entre el porcentaje que te deja una venta promedio.

Si tus fijos son doce millones y cada venta te deja treinta por ciento, necesitas vender cuarenta millones para quedar en cero.

Ese número tiene una virtud enorme: es fácil de recordar. Y a partir del día del mes en que lo pasas, todo lo que vendes es distinto.

Paso tres: por qué el margen bruto engaña

El margen bruto es lo que te queda después de restar el costo del producto, y nada más.

Es el número que todo el mundo cita porque es el más fácil de sacar. Y es el que más confusión ha causado en negocios pequeños.

Un margen alto no significa un negocio sano

Un negocio puede tener sesenta por ciento de margen bruto y estar perdiendo plata todos los meses. Es más común de lo que parece.

¿Cómo? Porque entre el margen bruto y el resultado final hay todo lo que vimos arriba: comisiones, envíos, devoluciones, pauta, descuentos, y encima los costos fijos.

Un margen bruto alto te da espacio para operar. No te garantiza nada. Es la diferencia entre tener una cancha grande y tener un buen equipo.

Y al revés también aplica. Hay negocios con márgenes brutos bajos que ganan plata de forma consistente, porque rotan mucho, operan apretado y no gastan de más en conseguir clientes.

Qué mirar al lado del margen bruto

Tres cosas, y ninguna es difícil:

• Cuántas veces se repite el cliente. Un cliente que compra cuatro veces al año cambia por completo la cuenta de un margen bajo.

• Cuánto te cuesta traer un cliente nuevo. Si te cuesta más de lo que te deja su primera compra, el margen bruto no importa: estás financiando cada venta.

• Qué tan rápido rota el inventario. Un producto con margen alto que se queda seis meses en la bodega deja menos que uno con margen bajo que se vende en dos semanas.

El margen bruto solo, sin ninguna de estas tres, no dice casi nada.

Paso cuatro: qué hacer con los productos que no dejan

Cuando hagas el ejercicio te vas a encontrar con productos o servicios que no dejan nada. A veces incluso te cuestan plata.

La reacción típica es eliminarlos de inmediato. No siempre es lo correcto.

Primero pregúntate qué hace ese producto en el negocio

Hay productos que no dejan margen y aun así ganan su puesto:

• El que atrae. La gente entra por él y termina comprando otra cosa. Si lo sacas, dejas de recibir la visita.

• El que completa. Sin él, tu oferta se ve incompleta y el cliente se va donde sí tienen todo.

• El que sostiene una relación. Común en servicios: el trabajo pequeño que mantiene abierta la puerta con un cliente que después compra grande.

Si un producto cumple una de esas funciones, no es un producto malo. Es un costo de mercadeo con otro nombre. Lo importante es que sepas que lo es y que lo tengas contado.

Las cuatro salidas

Cuando un producto no deja y tampoco cumple ninguna función, tienes cuatro caminos, en este orden:

1. Subir el precio. Es lo primero que hay que evaluar y lo último que todos evalúan. Muchas veces el producto no es malo: está mal cobrado.

2. Bajar el costo. Renegociar con el proveedor, cambiar el empaque, comprar en otro volumen.

3. Dejar de promocionarlo. No eliminarlo, pero tampoco gastar un peso en empujarlo.

4. Sacarlo. Cuando las tres anteriores no dieron.

Ese orden importa. La mayoría salta directo al cuatro y pierde productos que solo estaban mal cobrados.

Cómo hacer esto sin volverte contador

Tres reglas prácticas para que el ejercicio no se te muera en la segunda semana.

Aproximado y constante le gana a exacto y ocasional. Un cálculo hecho con los mismos criterios todos los meses te muestra la tendencia, que es lo que sirve para decidir. Un cálculo perfecto hecho una sola vez no te muestra nada.

Escoge un día del mes y no lo muevas. El mismo día, la misma hoja, los mismos casilleros. Media hora. Si depende de que "un día me siento con calma", no va a pasar.

Empieza por tus tres productos más vendidos. No por el catálogo completo. Tres. Con tres ya vas a encontrar algo que no sabías.

Los errores que veo repetirse

Después de dieciséis años sentado en esa conversación, estos cuatro se repiten:

• Contar el sueldo del dueño como cero. Si tú trabajas en el negocio, tu trabajo tiene un costo. Un negocio que solo es rentable porque tú no te pagas no es rentable: es un empleo mal pagado con riesgo de dueño.

• Sumar cosas que no entraron a la caja. Reconocimiento, seguidores, valor de marca, ahorro estimado. Puede ser cierto y aun así no paga nómina.

• Tomar el mejor mes como referencia. Un pico no es una línea base. Si contratas contra el mejor mes del año, montas una estructura para una empresa que existió cuatro semanas.

• Confundir plata en la cuenta con utilidad. Puedes tener saldo porque le debes a un proveedor que todavía no te cobró. Eso no es tuyo.

Por dónde empezar esta semana

No hagas todo. Haz esto:

1. Toma tu producto o servicio más vendido.

2. Escribe el precio al que lo vendes.

3. Réstale todo lo que vimos: costo, comisiones, envío, empaque, pérdidas, descuento habitual.

4. Mira el número que queda.

Con ese solo número ya puedes tomar mejores decisiones que la mayoría de negocios de tu tamaño.

Y si ese número te sorprendió, no te preocupes. Le sorprende a casi todo el mundo la primera vez. Lo importante no es que sea alto: es que exista y que lo revises todos los meses.

Eso sí, un cálculo no arregla un negocio. Solo te dice dónde estás parado. Lo que hagas después con esa información es lo que cambia el resultado.

Ese es el camino.

Haz la cuenta en minutos, no en tardes

Todo lo que está en este artículo se puede hacer con papel y lápiz, y de hecho así empezó la mayoría de los negocios que hoy sí tienen el número claro.

Pero si prefieres no armar la hoja desde cero, tengo una Calculadora de Rentabilidad Real que hace exactamente este ejercicio: le pones tu precio, tus costos y tus comisiones, y te muestra qué te está dejando cada venta y cuánto necesitas vender al mes para no perder plata.

Es gratis y toma unos minutos.

Y si ya la usaste y el número te dejó pensando, escríbeme y lo miramos juntos. A veces el problema no es el margen: es dónde está puesto el negocio.